Een holbewoner met een Zwitsers zakmes

Deze metafoor werd gebruikt door een Amerikaanse overheidsfunctionaris. Hij deed deze uitspraak nadat hij getuige was geweest van een demonstratie van een Be Informed applicatie, speciaal gemaakt om een complex probleem op te lossen waar zijn organisatie al jaren grip op probeert te krijgen.

Zakmes

Nu is een speciaal gemaakte applicatie meestal niet iets wat vergeleken kan worden met een Zwitsers zakmes. Het is namelijk alles behalve flexibel, veelzijdig en makkelijk uit te breiden. Speciaal gemaakte applicaties blinken juist uit in starheid en eenzijdigheid, en daarnaast hebben ze een kostbare drempel om iets aan te passen.

Waarom was de metafoor dan toch zo toepasselijk? Om hierachter te komen moeten we kijken naar het ontstaan van deze applicatie. In de Be Informed applicatie waren de ideeën verwerkt van een groep van ongeveer 30 mensen uit verschillende hoeken van de Amerikaanse overheid. Deze groep heeft in een week tijd met een gedegen voorbereiding een set requirements samen gesteld voor de applicatie die zij voor ogen zagen.

Wendbaar

Het is op zichzelf al een prestatie om uit verschillende organisaties 30 mensen bij elkaar te verzamelen die na een week vergaderen tot ieders tevredenheid een set met eisen en wensen weten op te stellen. Het word echter pas bijzonder als gelijktijdig met het aanscherpen van het inzicht ten aanzien van benodigde functionaliteit de applicatie meegroeit.

Met traditionele software ontwikkeling is het bijna onmogelijk om zo wendbaar te zijn dat men tijdens het denken over benodigde functionaliteit deze vrijwel gelijktijdig gemaakt of aangepast kan worden. Dit vereist gereedschap met de flexibiliteit, veelzijdigheid en uitbreidbaarheid van een Zwitsers zakmes.

Het zakmes in de metafoor sloeg dus ook niet op de applicatie zelf, maar op het gereedschap waarmee de applicatie is gemaakt. En dat slechts in één week tijd. Een applicatie die heus nog niet compleet is, maar wel één die alle aanwezigen heeft overtuigd dat ze hun probleem nu definitief kunnen aanpakken en oplossen.

Holbewoner

Het behaalde eindresultaat en het besef geavanceerde technologie in handen te hebben om succesvol de verspilling van belastinggeld tegen te gaan stemde de overheidsfunctionaris uiteraard tevreden. Echter de manier waarop het eindresultaat was bereikt gaf hem de euforische bui om zichzelf tot holbewoner te verklaren. Maar dan wel één met een onmetelijke voorsprong op zijn mede holbewoners.

Martin Meester, Senior Software Engineer bij Be Informed

Het zijn net eindgebruikers

Dag in dag uit gebruik ik het Be Informed Platform om applicaties te ontwerpen en maken die eindgebruikers zo goed mogelijk ondersteunen in hun werk. Dit doe ik al een aantal jaar en ik heb dus al van een grote groep eindgebruikers de eerste reacties gezien op de applicaties die ik presenteer. En in die jaren heb ik soms mijn primaire reactie op hun primaire reactie moeten onderdrukken.

Complexe vraagstukken

Ik ben een probleemoplosser. Een puzzelaar. Ik vind dus vooral uitdaging in het maken van een goed ontwerp om een vraagstuk op te lossen. Hoe complexer, hoe leuker. En als ik het dan gekraakt heb, dan presenteer ik graag de oplossing, met alle bijkomende voordelen.

Om maar een voorbeeldje te noemen: veel van onze klanten hebben te maken met een stelsel aan wet- en regelgeving. Dit stelsel is onderhavig aan veranderingen en kan ook nog uit verschillende hoeken komen. Zo heeft de overheid regelgeving, voegt een provincie daar nog hun eigen regels aan toe en een gemeente voegt nog wat extra regels toe of overschrijft regels. Dan heb je het vraagstuk hoe je enerzijds een burger helpt om zo gemakkelijk mogelijk een aanvraag te doen voor wat dan ook, waarbij dus de regels van de gemeente, provincie en overheid een rol spelen. Zonder dat de burger zelf hoeft te weten hoe dat stelsel nou in elkaar zit. Anderzijds heb je de overheid, provincies en gemeenten die hun regels gemakkelijk willen vastleggen en beheren.

Daar word ik dus blij van. Dan zie ik hoe burgers nu worstelen met het doen van aanvragen en hoe overheidsinstellingen worstelen met het beheren van hun regels en dan ga ik (samen met collegae natuurlijk) daar een oplossing voor maken. Het Be Informed Platform is juist ontwikkeld om dit soort problemen te kraken, dus dat helpt enorm in het ontwerpen van zo’n oplossing en dan kunnen we dus al snel een oplossing presenteren.

Andere focus

Natuurlijk beslaat bij een eerste presentatie die oplossing nog niet alle regels en niet alle provincies en gemeentes, maar het laat wel het principe in. We weten dat burgers nu veel verkeerde aanvragen indienen, omdat ze door het woud aan regels het bos niet meer zien. Dat het doorvoeren van wijzigingen in het systeem lang duurt, omdat dan eerst alle requirements uitgeschreven moeten worden en de IT afdeling ze dan gaat implementeren. Dat wijzigende regelgeving ontzettend lastig is, omdat alle regels in code verstopt zitten en met elkaar verweven zijn en ze dus niet meer weten wat waar impact heeft.

En dan sta je daar dus een oplossing te presenteren waar een burger netjes begeleid wordt om correcte aanvragen in te dienen. Waarin je voor hun neus wijzigingen in de regels doorvoert en de applicatie meteen mee verandert. En waarin je een gemeente met eigen regels toevoegt. Trots als een pauw natuurlijk, want: problemen gekraakt en moet je zien wat een verbetering ten opzichte van de huidige situatie! Dus dan sta je vol verwachting te wachten op de eerste reacties.

“Kan de user interface aangepast worden?”

Juist. Niet echt de reactie waar ik dan op hoop. Een dergelijke reactie komt meestal van de eindgebruikers in de zaal die niet zoveel te maken hebben met het beheer van de applicaties, maar ze wel gebruiken. Dan kun je denken “verkeerde publiek”, maar een hele terechte vraag natuurlijk (ik wil dus ook helemaal niks afdoen aan het belang van een goede user interface en experience, laat dat duidelijk zijn). De user interface is alleen nog niet iets waar we op dat moment in het project de focus op leggen. Dan moet ik er soms toch wel even voor zorgen dat mijn primaire reactie niet af te lezen is van mijn gezicht.

Iets met pot en ketel en zwart zien

En toen was daar de andere kant van mijn werk. Ik heb het voorrecht mee te denken en beslissen over de nieuwe functionaliteit die we aan het Be Informed Platform toe voegen. Welke prioriteiten daaraan hangen en meedenken over oplossingsrichtingen. Tijdens de ontwikkeling krijg ik dan ook regelmatig een demo van wat er al gemaakt is om te verifiëren of dat aansluit bij hoe met het platform gewerkt wordt.

Zo kreeg ik niet lang geleden een demo van nieuwe functionaliteit. De product owner laat dan trots zien wat er aan mogelijkheden bij is gekomen en hoe je dat allemaal kan gebruiken. En dan reageer ik niet direct altijd even enthousiast. Niet zozeer omdat ik het niet mooi vind, maar omdat ik al meteen aan het nadenken ben over wat ik daar allemaal voor mooie dingen mee kan maken, hoe simpel dat is en hoe breed inzetbaar die nieuwe functionaliteit is. En tja, we weten tenslotte wel dat het veel toegevoegde waarde heeft, dus waarom zou je dat hardop zeggen? Vervolgens, de product owner: “Ok, ik laat ook even zien hoe dat getoond wordt in de web applicatie”. De applicatie dus die door het Be Informed Platform gemaakt wordt en door eindgebruikers gebruikt wordt.

En dan zit ik daar: “Ik vind die gestippelde lijn om die button heen niet zo mooi”.

Dus als ik in de titel zeg ‘Het zijn net eindgebruikers’, bedoel ik met ‘het’ dus eigenlijk mensen die met een platform applicaties maken. En met ‘mensen die met een platform applicaties maken’, bedoel ik dus (hoewel ik me kan voorstellen dat anderen zoals ik zich hierin herkennen) eigenlijk mezelf…

Linda Muselaars, Principal Architect bij Be Informed

Communiceren is zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten

Allereerst: Titel met dank aan (officieel voormalig maar eigenlijk toch nog Be Informed collega) Willem Dicou. Het is aannemelijk dat Willem deze uitspraak niet zelf bedacht heeft, maar de oorspronkelijke bron is mij niet bekend. Zo gaat dat met uitspraken herhalen. Op een gegeven moment weet je niet meer zeker wie wat als eerste heeft gezegd en of het wel precies zo gezegd is. Zoals Abraham Lincoln al zei: “Het probleem met quotes op het internet is dat je er niet altijd zeker van kan zijn dat ze kloppen”.

Informatie verzamelen

Enfin, communiceren dus. Onze klanten willen het Be Informed Platform vaak gebruiken voor dingen als meer consistentie in de afhandeling van aanvragen, efficiënter werken, zeker weten dat relevante wetgeving en beleidsrichtlijnen correct worden gevolgd, et cetera. Om daar een passende oplossing voor te maken, is het uiteraard van belang te begrijpen wat de processen zijn, welke variaties daarin zitten en waarom de dingen gedaan worden zoals ze gedaan worden.

In de beginfase van een project wordt een groepje domeinexperts gevraagd te schetsen hoe zij hun werk doen: welke stappen ze nemen om een aanvraag voor een vergunning, uitkering, verzekering, of welk ander product dan ook af te handelen, welke beslissingen ze daarbij nemen, welke regels ze toepassen en aanverwante zaken. Omdat deze domeinexperts vaak ook degenen zijn die daadwerkelijk dat werk uitvoeren, krijgen zij vaak van hun werkgever, onze klant, maar weinig tijd hiervoor en moet dat allemaal gebeuren naast hun eigen werk. Wat regelmatig resulteert in het rondsturen van wat vragenlijsten die dan even snel tussendoor worden ingevuld. Communicatie via vragenlijsten en mails dus.

Efficiënt?

Je zou denken dat dat lekker efficiënt is. De domeinexperts kunnen zelf bepalen wanneer ze tijd hebben die vragenlijst in te vullen en aangezien ze de experts zijn kost het invullen van de vragenlijst ook niet veel tijd. Maar dan komt het. Het vergelijken van de ingevulde vragenlijsten. En dan ontdekken dat de antwoorden verre van consistent zijn. En dat de domeinexperts dus erg ver langs elkaar heen praten en gelijke aanvragen niet gelijk behandeld worden. Dus dan wordt het resultaat van de vergelijking weer rondgestuurd om te vragen hoe het nou echt zit. En dan wordt er over en weer gemaild en de lijst met betrokken personen wordt steeds groter en groter. Of de domeinexperts gaan samen zitten en dan denken ze het met elkaar eens te zijn, om er later achter komen dat de één niet bedoelde wat hij zei en de ander niet zei wat hij bedoelde. En uiteindelijk is iedereen er veel meer tijd aan kwijt dan aanvankelijk gedacht en ben je er nog niet uit.

Bewegend beeld

Om dat soort situaties te voorkomen is één van onze richtlijnen wanneer we een project starten om zo snel mogelijk de opgedane kennis vast te leggen in het Be Informed Platform. Dus zodra je bijvoorbeeld een idee hebt van hoe een proces ongeveer verloopt: meteen er een model van maken. Ook al is dat een heel grof beeld, op hoofdlijnen en niet compleet. Omdat het Be Informed Platform model gedreven is, heb je dan al heel snel ‘bewegend beeld’. Oftewel, een applicatie die werkt. En dan kun je met de domeinexperts naar die applicatie gaan kijken en heel specifiek aangeven waar inconsistenties zitten in de aangeleverde informatie. En de domeinexperts zien opeens wat ze gezegd hebben en komen tot de conclusie dat dat niet is wat ze bedoeld hadden (of dat wij het verkeerd geïnterpreteerd hebben, komt natuurlijk ook voor).

Zonder bewegend beeld waren ze daar uiteindelijk vast ook wel uitgekomen, maar met bewegend beeld gaat dat zoveel sneller. Dus ja, dan zijn de domeinexperts even een paar uurtjes niet met hun eigenlijke werk bezig, maar onder aan de streep kost het ze veel minder tijd dan al dat heen en weer gemail. Door te communiceren met ondersteuning van de mogelijkheden van het Be Informed Platform komen de domeinexperts al snel dichter tot elkaar. En weet je dan zeker dat ze precies op één lijn zitten? Nee. Er zullen vast nog wel verschillen zijn. Maar ze praten in ieder geval zo dicht mogelijk langs elkaar heen. En die stukjes waar ze wel nog langs elkaar heen praten zijn van een hele andere orde en met veel minder impact op de implementatie.

Linda Muselaars, Principal Architect bij Be Informed

Terugkeer van een oude bekende: Jaco Hoff!

Jaco Hoff
Jaco Hoff

Per 1 juli a.s. keert een oude bekende terug bij Be Informed: Jaco Hoff!

Jaco komt het Product & Partner Support team versterken, dat zich met name richt op het ondersteunen van partners en klanten bij het modelleren en configureren van applicaties met het Be Informed software platform.

Jaco is reeds eerder 4 jaar werkzaam geweest voor Be Informed en is met al zijn ervaring een zeer welkome toevoeging!

Dynamisch bedrijf

Jaco zelf over zijn terugkeer: ,,Ik kijk er naar uit om weer bij Be Informed te gaan werken! Het is een prettig en zeer dynamisch bedrijf, met korte lijnen en weinig bureaucratie. Daar hou ik van! Het is prettig om met goede en ervaren mensen te werken en daarnaast biedt het internationale karakter van het werk ook de mogelijkheid om eens wat meer van de wereld te zien.

Met reeds 20 jaar ervaring in software engineering, met meerdere programmeertalen en modelleer platforms, en in verscheidene projectrollen brengt Jaco een berg expertise mee: ,,Ik heb voor veel verschillende typen klanten projecten uitgevoerd, variërend van (semi) overheid tot financiële instellingen en productie bedrijven. Mijn ruime ervaring met het integreren van software met systemen en services is bovendien erg nuttig, nu overal systemen, applicaties en apps met elkaar verbonden worden.

Certified Ethical Hacker

Cybercrime is waar mensen, bedrijven en overheidsorganisaties steeds vaker mee te maken krijgen en hierdoor aanzienlijke schade kunnen oplopen. Dat was aanleiding voor Jaco om zich hierin verder te verdiepen: ,,Ik mag mezelf een Certified Ethical Hacker noemen. Dat betekent dat ik weet hoe een hacker denkt en welke beveiligingsmaatregelen er genomen moeten worden om zijn kansen op succes zo klein mogelijk te maken. Deze kennis zal ik uiteraard gebruiken om Be Informed nog veiliger software op te laten leveren, en tevens onze klanten en partners adviseren op het gebied van cybercrime bestrijding.

Koffie drinkende business componenten

Als architect bij Be Informed ben ik vooral betrokken bij de ontwerpfase van implementatie projecten. Eén van de grootste voordelen van het Be Informed Platform in die fase is dat het een modelgedreven platform is. Met als resultaat dat je vrijwel onmiddellijk dat wat je vastlegt in de modellen ook kan tonen in een webapplicatie en bijbehorend documentatie portaal en ter plekke met je klant kan verifiëren.

Tweerichtingsverkeer

In plaats van eerst langdurig met de klant te praten over hun doelen, behoeften, eisen en wensen en het daarna pas vast te leggen in het Be Informed Platform, zitten wij dus vaak al tijdens dergelijke gesprekken te modelleren. Gewoon waar de klant bij zit. Dit leidt dan bijna vanzelfsprekend tot tweerichtingsverkeer. De klant vertelt ons niet alleen wat zij graag zouden willen zien, maar verwacht ook van ons dat we uitleggen hoe wij wat we horen vertalen in een ontwerp, hoe we rekening houden met toekomstige uitbreidingen, hoe we zorgen dat delen van de applicatie ook door andere systemen gebruikt kunnen worden, et cetera. Dat juichen wij alleen maar toe, want door dat tweerichtingsverkeer voelt de klant zich meer betrokken en dus eigenaar van de applicatie, wordt het beeld van de uiteindelijke applicatie alleen maar beter en kom je ook nog eens tot nieuwe inzichten.

Nou kan ik prima uitleggen wat de rationale achter een ontwerp is. Decompositie in business componenten; componenten hebben verantwoordelijkheid en eigenaarschap over eigen functionaliteit; ze zijn intern coherent en extern onafhankelijk; loosely coupled architectuur; dialoog tussen componenten alleen op de interface. Logisch, toch?

Voor architecten inderdaad waarschijnlijk niet meer dan logisch. Echter, wij zitten meestal met domein experts te ontwerpen. Domein experts die alles weten over hoe zij hun werk doen, wat daar allemaal bij komt kijken, waar de knelpunten zitten. Meestal hebben zij geen technische achtergrond. Als ik aan zou komen met bovenstaande uitleg en zou verwachten dat de domein experts er maar voor zorgen dat ze begrijpen waar ik het over heb, zou ik een aardige flater slaan.

De koffie metafoor

Dus: mijn taak als architect is niet alleen het opzetten van een goed ontwerp, maar ook zorgen dat mensen met een compleet andere achtergrond begrijpen wat ik doe en zich op die wijze betrokken laten voelen. Dat vergt een, soms flinke, vertaalslag. Ervaring leert mij dat het helpt om met metaforen te werken. Metaforen die dezelfde principes uitleggen, maar in een volstrekt andere context.

En ja, hoe leg je dan uit waarom je een decompositie in business componenten maakt? Aan de hand van koffie natuurlijk!

Stel je voor: bij een organisatie is iemand, laten we hem Bob noemen, in dienst wiens verantwoordelijkheid is zorgen dat bezoekers een kopje koffie krijgen wanneer zij dit willen. Bob kent alle regels met betrekking tot koffie geven aan bezoekers. Als het een eerste bezoek is, mogen ze koffie uit de dure bonenautomaat en hebben ze keuze uit alle mogelijkheden. Bij een tweede bezoek, mogen ze koffie uit de bonenautomaat, maar hebben ze een beperkte keuze. De derde keer mogen ze alleen nog koffie uit de goedkope automaat. En na de derde keer moeten de bezoekers zelf maar koffie halen.

Dan vraagt een bezoeker aan Bob om een kopje koffie. Bob weet dan welke koffie hij mag aanbieden of dat hij de bezoeker vriendelijk moet vertellen dat hij inmiddels zijn eigen koffie wel een keer mag gaan halen. En dit weet Bob voor iedere bezoeker die binnenkomt. De bezoekers hoeven zelf niet te weten wat de regels zijn, die vragen gewoon om koffie en Bob zorgt wel dat hij de juiste vragen stelt en dingen doet. En als de regels veranderen en ook de eerste keer slechts een beperkte selectie uit de dure automaat aangeboden mag worden, hoeft alleen Bob dit verteld te worden.

Als ik begin met dit verhaal zitten mensen me soms aan te kijken met een blik van “waar ga jij het in vredesnaam over hebben?”. Maar gaandeweg zie ik kwartjes vallen. Snappen ze de vergelijking met hun business componenten die net als Bob verantwoordelijk zijn voor hun eigen dienstverlening aan andere componenten (de bezoekers).

Omvat bovenstaande vergelijking alle aspecten van het ontwerp? Zeker niet. Maar het omvat wel voldoende aspecten om mensen met een compleet andere achtergrond mee te nemen in het ontwerp. Om elkaar te begrijpen. En om dat wederzijds begrip te gebruiken om tot betere ontwerpen te komen die uiteindelijk uitmonden in applicaties die voorzien in de huidige behoeften van de klant en ook nog eens uitbreidbaar, robuust en flexibel zijn.

Linda Muselaars, Principal Architect bij Be Informed

Be Informed en gemeentebestuur Londen lanceren digitale hulpverlening voor achterstandswijken Barking & Dagenham

In Londen heeft het gemeentebestuur onder leiding van Avril Mctyre met het Nederlandse bedrijf Be Informed een stichting opgezet onder de naam‘’Community Connect” (www.bandtogether.co.uk). Community Connect is een samenwerkingsverband dat is opgezet voor de Londense achterstandswijken Barking & Dagenham.

Gezinnen in die wijken hebben vaak problemen om de juiste informatie te vinden op maatschappelijke terreinen zoals schuldhulpverlening, het vinden van werk en wonen. En als die informatie vindbaar is dan is het vaak lastig om die te vertalen naar de eigen specifieke situatie. De applicatie, onder de naam Routemaster, helpt hulpzoekenden op interactieve wijze hierbij.

In Routemaster kun je middels vragen in begrijpbare taal eigen je persoonlijke situatie beschrijven. Vervolgens bepaalt het systeem –geautomatiseerd- de informatie en regels die van toepassing zijn, en presenteert deze aan de hulpzoekende in de vorm van een advies. Het advies geeft hierbij tevens de eventuele vervolgstappen aan.

Samenwerking gemeente Rotterdam en Be Informed voor digitale hulp achterstandswijken

De gemeente Rotterdam wil haar kennis over digitale hulp in achterstandswijken, aanbieden en delen met andere gemeenten in Nederland. Rotterdam doet in samenwerking met het Apeldoorns bedrijf Be Informed.

Digitale hulp voor achterstandswijken: bureau Frontlijn

In Rotterdam Zuid heeft bureau Frontlijn de hulpverlening ondersteund met een gedigitaliseerd kennissysteem (www.frontlijnwerken.nl) Onder leiding van oud-politieman Barend Rombout heeft het team van bureau Frontlijn de up-to-date informatie die wijkteams nodig hebben voor hulp aan gezinnen met problemen in een stabiel digitaal systeem uitgewerkt. De professionals in de wijk kunnen op een gebruiksvriendelijke manier informatie ophalen die ze in de betreffende situatie nodig hebben en een connectie maken met de betreffende diensten van de gemeente en maatschappelijke organisaties. Steeds meer kan informatie worden gehaald uit de verschillende informatiesystemen van de gemeentelijke diensten.

Be Informed

Be Informed levert de software waarmee online veel informatie uit verschillende informatiebronnen (uit bestaande systemen van de gemeentelijke diensten, maar ook bronnen daarbuiten zoals UWV, zorginstellingen en woningcorporaties) wordt ontsloten. De software stelt een aantal vragen waardoor de specifieke eigen situatie van het gezin het uitgangspunt is van de vraag welk advies daarbij past. Be Informed robotiseert het kenniswerk als het ware waardoor supersnel en real time informatie op maat kan worden gegeven.